組織項目啟動會議需要這幾個步驟

　　項目啟動會議將首次公布項目計劃，我們應(yīng)該充分利用這個機會來給團(tuán)隊鼓勁，提出適當(dāng)?shù)钠谕�，并根�?jù)時間和預(yù)算建立有助于項目順利完成的指導(dǎo)方針，這在很大程度上決定了項目是否能夠圓滿完成。下面跟隨項目管理軟件小編一起來了解下具體步驟該怎么做吧~

　　第一步

　　明確項目團(tuán)隊成員及其責(zé)任項目的規(guī)模、復(fù)雜性和具體類型，決定了完成項目所需要的資源。確保項目運行所必需的資源包括4個主要類別：運行、行政輔助、管理、技術(shù)。

　　制定一個項目團(tuán)隊成員聯(lián)絡(luò)表，包括以下幾項：姓名、職責(zé)、部門、位置、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址。這個聯(lián)絡(luò)表隨后將發(fā)給團(tuán)隊各成員。

　　第二步

　　明確項目目標(biāo)和最終交付成果。明確這些問題將有助于確定項目的人員配置和項目計劃，把它們寫下來，然后和項目所有者進(jìn)行確認(rèn)。

　　第三步

　　制定項目假設(shè)清單項，目團(tuán)隊成員必須要清楚地知道關(guān)于項目的主要假設(shè)。例如，要說明這樣一條假設(shè)：由項目經(jīng)理選擇的團(tuán)隊成員，一旦確定參與項目，就要確保項目的成功完成。

　　這條假設(shè)意味著，團(tuán)隊成員的首要職責(zé)是完成項目分配的任務(wù)，他們必須嚴(yán)格履行職責(zé)以確保項目的成功完成。

　　第四步

　　制定初步項目計劃，提前制定項目計劃，確定要完成的任務(wù)、具體職責(zé)以及時間進(jìn)度安排，這樣會節(jié)省許多時間。制定計劃的整個過程將有助于確認(rèn)是否有運行項目所需的全部資源，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，確定具體任務(wù)和重要環(huán)節(jié)的時間進(jìn)度。用你需要的一切資源來完成初步項目計劃的制定。確保在進(jìn)行項目啟動會議時，已經(jīng)擬定了初步的項目計劃。這樣做將會節(jié)省時間，并且項目也會更快地運行起來。

　　要知道此時項目計劃并不是就完全確定了。事實上，項目計劃也不該被定死，直至開了項目啟動會議，這個計劃也僅僅是個公布的草案。一旦組建好團(tuán)隊并分派了明確的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊成員確認(rèn)各自的任務(wù)職責(zé)，以及合理、完整并且準(zhǔn)確的時間安排。到第一次項目進(jìn)展會議時，項目計劃會更加確定。

　　第五步

　　確定取得成功的關(guān)鍵要素，項目團(tuán)隊中的每個成員都必須清楚地知道項目取得成功的要素�；ㄐ�時間來確定取得成功所需的因素，并用特定的術(shù)語給出明確的定義，和項目所有者確認(rèn)這些關(guān)鍵因素。

　　第六步

　　制定項目啟動會議的時間安排項目團(tuán)隊所有成員都要參加項目啟動會議，這點十分重要。與每個成員溝通會議的首選及備選時間和日期。確保即使有人當(dāng)時不在辦公室，但他也能通過電話參與會議。

　　你在這一步的目標(biāo)就是召集整個項目團(tuán)隊，力求所有成員在項目開始時能接收到相同的信息。通知所有成員在會前某一天領(lǐng)取會議材料，并仔細(xì)閱讀材料為會議做準(zhǔn)備。一旦確定會議的時間和日期，就立刻去預(yù)訂會議室以及會議所需的電話支持系統(tǒng)等設(shè)備。

　　第七步

　　給團(tuán)隊全體成員發(fā)放項目啟動會議材料在指定的日期，給團(tuán)隊中的每個成員發(fā)一份項目啟動會議的材料，包括會議時間和日期、項目團(tuán)隊成員聯(lián)絡(luò)表、會議議程和會議電話號碼、初步項目計劃。

　　讓每個人都仔細(xì)閱讀項目計劃，并指出項目啟動會議上將做進(jìn)一步討論，每個人務(wù)必事先了解計劃中與自己有關(guān)的部分。此外，說明會上將有專門的提問時間用于解答任何疑問。

　　第八步

　　明確關(guān)鍵問題及相關(guān)因素在項目啟動會議前再回顧一下項目計劃，在那些需要在會上強調(diào)的地方做標(biāo)記。相關(guān)的因素包括潛在的瓶頸、有重大影響的問題、風(fēng)險區(qū)域等。

　　希望項目管理軟件小編的介紹能對您有所幫助，關(guān)注我們了解更多新聞資訊！如果那些方面不明白，您可以咨詢我們，我們會有專業(yè)人員為你解答的。